信息化时代,顺应时代潮流的企业才能在行业发展的滚滚浪潮中基业长青。有的企业正是深谙此道,不仅拥有顺应时代潮流从线下传统业务形态转型电商的果敢,更能够认清信息化的大势,成为信息化应用的佼佼者。下面,随小编一起走近电商大咖——华泰商行,来了解其快速成长过程中对信息化从懵懂到清晰的实践启示意义。

走进华泰商行的办公区,能强烈感受到迎面而来的电商气息,电脑、打印机、扫描枪、电子秤等设备一应俱全。公司运营经理张健兴奋的说:“看,这些都是我们公司今年更换的办公设备,都是全新的,特别是它!”他指着桌上的两台热敏打印机,顿了顿,得意地补充道:“自从我们换了这两台打印神器,打单速度简直太快了,平时两三天才能处理完的订单,现在一天就搞定了!”

他特别强调,“我们公司,说实话能发展到今天这个规模,和我们很早就开始应用ERP软件、实施信息化管理有很大关系。作为专业的电商卖家,要想业务稳健地持续发展状大,业务数据信息化、业务流程化管理实在太重要了!”

那么,究竟是什么经历让华泰商行的运营经理对信息化应用感受如此深刻呢?

规模大了,有点Hold不住

华泰商行成立于2007年,从最初的一家小规模美容院开始,以代理销售美容护肤品起步,后来赶上了淘宝发展的黄金期,及时从线下批零业务转型到线上电商平台销售,经过8年的辛苦耕耘,如今的华泰商行已经手握如第一元素、萱姿、容园美等多个国内外知名化妆品品牌的线上销售授权,成功跻身淘宝系美容护肤类目TOP10,年销售额突破2000万元。

在2009年初,华泰商行进入高速扩张期,眼看着业务规模一天天扩大,所经营产品种类和数量急剧增多,网上独立店铺也越开越多,运营出身的张健却开始愈发担忧起来。

“那时候我是真着急啊!”回顾到那段阵痛期,张健不禁皱了皱眉,继续道:“生意最好的时候,我们一天就有上千个订单发货,经常出现缺货、发错货的现象,由此导致的退换货使公司运营成本急剧上升,同时流失了一批老顾客不说,而出了问题,公司各部门之间往往相互推诿相互指责!”

这些问题最终全集中在库存管理上,代理品牌多、每个品牌的品类大概都有50种以上。仓库及配送人员通过手工记录和统计的方式来管理商品和库存,库存数据不准确、不及时,有时客户下了单,到发货时才发现仓库没货了;由于所经营的SKU上千个,外包装彼此相似,很容易混淆,给客户发错货的现象时有发生;与此同时,有些货品则出现了滞销积压现象,而美容护肤产品若过了保质期,只有做库损处理。因此,库存管理成了华泰在当时最亟待解决的问题。

公司管理层此刻感觉很痛苦,一方面是国内整个美容护肤品电商业务的急剧膨胀,另一方面是公司运行管理效率的低下,若业务继续扩张下去,只会走向崩溃。种种迹象表明,按照当时的运作模式和条件,公司的发展速度已达到了极限。

“曾经我们也想过上一套软件来解决问题,但在当时,周围做电商的同行较少,这方面的专业人才也很短缺,员工的电脑知识有限,一旦遇到软件问题,我们就束手无策了。不过自从小王进了我们公司之后,问题逐渐得到了解决。”聊到这里,张健脸上露出欣慰的笑容。

公司请来了“管家婆”

小王是华泰老板特聘的一位计算机专业人才,这次人才引进事后证明几乎是华泰在业务高速扩张后最明智的一次决定,为华泰接下来的发展打下了坚实的基础。在小王的建议下,公司在当时引进了管家婆G7进销存软件,所有SKU统一编码,逐一录入软件系统,货品出入库均有系统记录和统计,1个月下来,华泰整个仓库的库存数据一下子变得准确了。

“变化最明显的还是在我们从G7升级到云ERP之后。”张健分析道,“最开始仓储管理方面我们都是以手工写单、录单为主,销售流程上也都是人工来记录、核算报表,繁琐劳累又低效,升级到云ERP之后,我们结合软件重新梳理了业务流程,采购下单、货品出入库、货品上下架、订单审核、物流配送、运费结算和工资核算等工作,均实现了流程化自动化运作。如此以来,在工作效率的大幅提升的同时,公司的运营成本却明显降低了。”

实际上,在华泰从一家小公司快速发展到现在坐拥上千平米仓库的大卖家过程中,信息化所带来的改变之大是当初大家没有远远意料到的。

“这么说吧,这套ERP软件基本上能满足我们目前90%以上的需求。业务流程上借助ERP软件实现了规范化,销售、采购、仓储、配送、财务等各职能部门的工作按流程相互驱动开展。现在多网店实现了统一管理,货品自动上下架、订单自动分派客服、订单自动审核和物流自动匹配,整个公司的工作效率得以大幅提升。在销售过程中如需查询库存、查看客服个人业绩、修改产品信息、查询或修改顾客信息等操作都可以一步到位。”

在效率提升的同时,通过ERP提供的报表,各种业务数据和财务数据及时准确地呈现华泰商行的决策人员,公司的经营决策也不再“拍脑袋”,而是有据可依。每天盯住数据,每天快速地分析、预测和把握数据,库存还有多少,公司还有多少资金,每个SKU的备货是多少,都可以通过数据进行及时预测。

“总体来说,ERP软件改变了我们公司的运作方式,让我们全面进入了信息化运作,销售、采购、仓储、配送、财务等各项业务全部压在ERP系统上,这在几年前是我们根本无法想象的。”

张健还补充道,“应用ERP软件,还有一个意外的收获,网店客服人员之间的业绩数据公开透明,通过周排行、月排行销售数据对比,居然激发了内部的竞争意识,客服人员比之前更有干劲了,大家能很明显地感觉到整个公司充满朝气和激情,这可算是意外的惊喜。”

谈到华泰商行的未来,张健坦言:“下一步,由于我们积累了丰富的电商操作经验,运营推广、仓储配送、团队管理、IT系统应用等基础扎实,未来,我们准备从美容护肤品跨入其他行业的电商领域,下一个目标是销售规模突破5000万!”


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2016年06月21日

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